Po śmierci bliskiej osoby samo powołanie do spadku nie zawsze wystarcza, by swobodnie dysponować odziedziczonym majątkiem. W praktyce często potrzebny jest dokument, który formalnie potwierdzi, kto i w jakiej części nabył spadek. Taką funkcję pełni akt poświadczenia dziedziczenia, sporządzany przez notariusza.
Czym jest akt poświadczenia dziedziczenia i kiedy można go sporządzić?
Akt poświadczenia dziedziczenia to dokument sporządzany przez notariusza, który potwierdza, kto nabył spadek po zmarłym. Nie w każdej sprawie można jednak skorzystać z tej procedury.
Dziedziczenie nie może wynikać z testamentu szczególnego
Po pierwsze dziedziczenie nie może wynikać z testamentu szczególnego (tj. testamentu ustnego, podróżnego lub wojskowego). W przypadku sporządzenia przez zmarłego takiego testamentu konieczne będzie stwierdzenie spadku przed sądem. W przypadku natomiast testamentu własnoręcznego lub sporządzonego w formie aktu notarialnego – notariusz każdorazowo ocenia czy nie zachodzą wątpliwości co do kręgu spadkobierców i czy w związku z tym może stwierdzić nabycie praw do spadku.
Obecność wszystkich zainteresowanych
Po drugie – przy sporządzeniu aktu notarialnego muszą być obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone.
W tym przypadku istnieje jednak wyjątek i możliwość sporządzenia wcześniej projektu protokołu dziedziczenia, który to projekt każda z osób zainteresowanych może podpisać oddzielnie (nawet poza granicami Polski, np. przed polskim konsulem). Po sporządzeniu takiego projektu notariusz może sporządzić właściwy protokół dziedziczenia z jednym ze spadkobierców, a następnie zarejestrować akt poświadczenia dziedziczenia.
Brak wątpliwości co do prawa właściwego
Kolejną kwestią jest upewnienie się, że w danej sprawie nie zachodzą wątpliwości co do zastosowania prawa polskiego (np. w sytuacji, gdy składniki majątkowe spadkobiercy znajdują się poza Polską albo spadkodawca zmarł za granicą). W przypadku, gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny – nie mogą istnieć wątpliwości także co do osoby, na której rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny i co jest przedmiotu zapisu. Spadkobiercy muszą być zgodni co do składanych oświadczeń i nie może istnieć wątpliwość co do powyższych okoliczności.
Znaczenie ostatniego miejsca pobytu spadkodawcy
W ostatnim czasie – z uwagi na zwiększoną mobilność polskich obywateli – najczęstszą przeszkodą do stwierdzenia nabycia spadku przed notariuszem jest wątpliwość co do ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy. Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem spadkowym to miejsce ostatniego zwykłego pobytu spadkodawcy decyduje jakie prawo będzie właściwe do dziedziczenia po nim.
Polski notariusz zazwyczaj nie zastosuje prawa obcego (tj. innego niż polskie) i konieczne będzie udanie się do sądu. Dlatego tak ważne jest, aby pamiętać o sporządzeniu testamentu, najlepiej w formie aktu notarialnego, gdzie obywatel Polski może wskazać jako prawo właściwe prawo polskie. Dzięki takiemu wyborowi prawo polskie pozostanie właściwe nawet w przypadku późniejszej zmiany miejsca zamieszkania. Więcej na temat sporządzenia testamentu można przeczytać w artykule: Testament u notariusza – jak go sporządzić i ile to kosztuje?
Wcześniejsze stwierdzenie nabycia spadku
Następną przeszkodą do stwierdzenia dziedziczenia jest sytuacja, kiedy w stosunku do spadku został już wcześniej sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku. Notariusz nie ma możliwości zweryfikowania tego przed sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia, więc to strony muszą być pewne, że nie zgłaszały wcześniej wniosku o stwierdzenie spadku (czy to w sądzie, czy u notariusza).
Podsumowując, jeżeli dziedziczenie odbywa się na podstawie ustawy lub testamentu innego niż szczególny, wszyscy zainteresowani mogą się stawić przed notariuszem (jednocześnie lub osobno), nie zachodzą wątpliwości co do jurysdykcji ani prawa właściwego i nie zostało wcześniej stwierdzone dziedziczenie – notariusz może sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia.
Kiedy akt poświadczenia dziedziczenia jest niezbędny?
Jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość lub inne prawo majątkowe, które spadkobiercy zamierzają zbyć lub się nim podzielić – muszą w pierwszej kolejności sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia (ewentualnie wystąpić o stwierdzenie nabycia spadku przez sąd). Stanowi on podstawę ujawnienia spadkobierców w księdze wieczystej lub sporządzenia stosownej umowy, np. sprzedaży czy działu spadku. Jest to pierwszy krok jaki należy podjąć w celu uporządkowania spraw spadkowych.
Kolejnym krokiem będzie zgłoszenie nabycia spadku do urzędu skarbowego. Dopiero wówczas można sporządzić umowę dotyczącą przedmiotu spadku, np. zbycie całego spadku, poszczególnego przedmiotu czy podział pomiędzy spadkobierców.
Czym różni się akt poświadczenia dziedziczenia od postanowienia sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku?
Stwierdzenie nabycia spadku przed notariuszem jest zazwyczaj o wiele szybsze niż przed sądem. Jeżeli spadkobiercy posiadają komplet dokumentów i mogą się pojawić jednocześnie w kancelarii, termin na takie poświadczenie może zostać ustalony od razu. W przeciwieństwie do postępowania przed sądem, wszyscy zainteresowani muszą być zgodni co do wysokości przypadających im udziałów w spadku, czy też sporządzonych przez spadkodawcę testamentów. Notariusz nie jest uprawniony do rozstrzygania sporu pomiędzy spadkobiercami – w takim przypadku konieczne będzie postępowanie przed sądem. Również w przypadku wątpliwości co do prawa właściwego czy jurysdykcji krajowej konieczna będzie wizyta w sądzie.
Jakie wymagane są dokumenty?
Niezbędne dokumenty do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia to:
- odpis skrócony aktu zgonu zmarłego;
- unieważniony dowód osobisty, z którego wynika PESEL zmarłego albo pismo wydane przez urząd miasta, z którego wynika PESEL zmarłego;
- odpis skrócony aktu małżeństwa z adnotacją o zmianie nazwiska przez żonę (nazwisko na odpisie musi być zgodne z nazwiskiem na dowodzie);
- odpisy skrócone aktów urodzenia dzieci albo odpisy skrócone aktów małżeństwa dzieci, jeśli zmieniły nazwisko po zawarciu związku małżeńskiego;
- testament (w oryginale) – jeżeli był sporządzony, nawet taki który został odwołany;
- informacja na temat nieruchomości lub praw, których właścicielem/współwłaścicielem był zmarły – należy podać numery ksiąg wieczystych;
- informacja czy spadkodawca prowadził działalność gospodarczą – jeśli tak – czy ustanawiał zarządcę sukcesyjnego.
Akty stanu cywilnego można uzyskać w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w Polsce, mogą mieć one także postać elektroniczną. W Krakowie dokumenty te można znaleźć m.in. przy ulicy Lubelskiej 27 lub os. Zgody 2 (informacje dotyczące uzyskania dokumentu znajdziesz tutaj:
https://www.bip.krakow.pl/uslugi/SC-18). W danym przypadku może się jednak okazać, że konieczne będą inne niż wymienione wyżej dokumenty – dlatego zawsze należy zapytać o weryfikację notariusza.
Ile kosztuje sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia u notariusza?
Sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia wiąże się przede wszystkim z koniecznością uiszczenia taksy notarialnej, której wysokość określa rozporządzenie (https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1566/text.pdf). Zgodnie z tym rozporządzeniem:
- za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego maksymalna stawka wynosi 50 zł;
- za sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia testamentowego z zapisem windykacyjnym maksymalna stawka wynosi 100 zł;
- za sporządzenie protokołu dziedziczenia maksymalna stawka wynosi 100 zł;
- za sporządzenie projektu protokołu dziedziczenia maksymalna stawka wynosi 100 zł;
- za sporządzenie protokołu obejmującego oświadczenie o wyrażeniu zgody na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem maksymalna stawka wynosi 50 zł;
- za sporządzenie protokołu otwarcia i ogłoszenia testamentu maksymalna stawka wynosi 50 zł.
Nowość w przepisach – możliwość wpisu spadkobiercy do księgi wieczystej
Od 17.03.2026 r. notariusze mają możliwość składania wniosku o wpis spadkobierców do księgi wieczystej w celu ujawnienia przejścia prawa własności nieruchomości (a także użytkowania wieczystego lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu) na podstawie dziedziczenia. Taki wniosek można złożyć przed notariuszem nawet tuż po uzyskaniu poświadczenia dziedziczenia (tj. przed zgłoszeniem nabycia spadku do urzędu skarbowego). Dzięki temu łatwiej będzie zaprowadzić porządek w treści ksiąg wieczystych i mieć pewność, że wniosek zostanie wykonany przez sąd. Czasami może się okazać, że do złożenia takiego wniosku będą potrzebne dodatkowe dokumenty (np. gdy spadkodawca nie ujawnił się wcześniej w księdze lub istnieją dodatkowe wpisy, które powinny zostać uporządkowane). Jeżeli chodzi o koszty takiej czynności, łącznie może ona wynieść około 500 zł, nie wliczając opłaty sądowej, która w przypadku wpisu do księgi wieczystej z tytułu dziedziczenia wyniesie 150 zł.
Akt poświadczenia dziedziczenia – co musisz zapamiętać?
Jeżeli jesteś spadkobiercą i chcesz uzyskać potwierdzenie nabycia spadku, wizyta u notariusza może okazać się najlepszym rozwiązaniem. Musisz tylko upewnić się, że pozostali zainteresowani są zgodni co do dziedziczenia i nie zachodzą inne wymienione wyżej okoliczności uniemożlwiające sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia. Jeżeli od chwili śmierci spadkodawcy minęło 6 miesięcy – najprawdopodobniej czas na odrzucenie spadku minął i doszło do nabycia spadku z dobrodziejstwem inwentarza. Aby to stwierdzić musisz jednak uzyskać stosowny dokument – akt poświadczenia dziedziczenia lub postanowienie sądowe. Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości – skontaktuj się z notariuszem i zapytaj o szczegóły. Jeżeli w skład spadku wchodzi prawo, dla którego prowadzona jest księga wieczysta – możesz przy okazji wizyty u notariusza złożyć wniosek o uaktualnienie w niej wpisu. Nie zapomnij, aby wziąć ze sobą oryginały wszystkich dokumentów i dowód osobisty.