Zakup lub sprzedaż mieszkania to jedna z najważniejszych decyzji finansowych, a jednocześnie czynność, w której formalności mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obu stron. Nasz artykuł w przystępny i praktyczny sposób wyjaśnia, dlaczego przy przeniesieniu własności nieruchomości niezbędny jest akt notarialny oraz jakie konsekwencje grożą w razie niezachowania wymaganej formy.

Czytając dalej dowiesz się, jak wygląda przygotowanie i podpisanie umowy sprzedaży u notariusza, jakie informacje i dokumenty trzeba zgromadzić oraz kiedy mogą pojawić się dodatkowe wymagania.

Czym jest akt notarialny przy zakupie lub sprzedaży mieszkania i dlaczego jest niezbędny?

Jedną z najczęstszych zawieranych umów u notariusza jest umowa sprzedaży nieruchomości (w tym stanowiącej lokal mieszkalny). Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami do przeniesienia własności nieruchomości wymagana jest forma aktu notarialnego (art. 158 Kodeksu cywilnego01)¹. Czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna (art. 73 § 2 Kodeksu cywilnego)². Taka forma szczególna gwarantuje przede wszystkim bezpieczeństwo obrotu prawnego oraz najpełniej zabezpiecza interesy stron umowy.

Przez umowę sprzedaży sprzedawca zobowiązuje się przenieść na kupującego własność rzeczy i wydać mu rzecz, a kupujący zobowiązuje się rzecz odebrać i zapłacić sprzedawcy cenę. Niezbędnym elementem każdej umowy sprzedaży (łac. essentialia negotii) jest więc określenie przedmiotu umowy, ceny, sposobu wydania, a także zawarcie zobowiązania do przeniesienia własności nieruchomości. Ponadto strony mogą zawrzeć w takiej umowie inne, dodatkowe postanowienia, jak np. chwila przejścia korzyści i ciężarów (tj. opłat) związanych z danym lokalem (co do zasady jest to chwila przeniesienia posiadania, czyli przekazania kluczy, ale strony mogą ją określić dowolnie). Dodatkowo – jeżeli strona kupująca kredytuje zakup lokalu – konieczne będą informacje wynikające z umowy kredytowej, w tym zabezpieczenia w niej przewidziane, a najczęściej informacja o wysokości hipoteki, która ma być ustanowiona na zabezpieczenie kredytu.

Jak wygląda proces sporządzania i podpisania aktu notarialnego sprzedaży mieszkania?  Jakie dokumenty są wymagane?

Aby rozpocząć proces sporządzenia aktu notarialnego umowy sprzedaży, strony muszą przekazać notariuszowi przede wszystkim numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości. Znając ten numer, notariusz może sprawdzić poprzez system informatyczny (https://przegladarka-ekw.ms.gov.pl/eukw_prz/KsiegiWieczyste/wyszukiwanieKW?komunikaty=true&kontakt=true&okienkoSerwisowe=false)aktualną treść księgi wieczystej, w tym kto jest ujawniony jako właściciel, czy nieruchomość jest obciążona hipoteką lub innymi prawami wpisanymi w księdze. Czasami w treści takiej księgi znajdują się tzw. wzmianki o wnioskach, które nie zostały jeszcze wykonane (albo zostały wykonane, ale sąd omyłkowo ich nie wykreślił). W takim wypadku notariusz musi sprawdzić treść takiego wniosku w sądzie prowadzącym daną księgę wieczystą. Notariusz ma także możliwość wglądu do dokumentów znajdujących się w aktach księgi wieczystej, przy czym ich treść jest objęta tajemnicą notarialną, tj. nie może ich udostępniać.

Przygotowanie umowy sprzedaży ułatwia wcześniejsze przesłanie przez stronę sprzedającą podstawy nabycia, tj. umowy (ewentualnie innej czynności) na podstawie której nabyła ona własność sprzedawanego lokalu. Z umowy tej mogą wynikać dodatkowe informacje istotne dla obu stron czynności. Jeżeli strona sprzedająca nie posiada podstawy nabycia może się o nią zwrócić do notariusza, który sporządzał akt notarialny, pod warunkiem, że od chwili nabycia nie upłynęło 10 lat. Po tym czasie treść wypis umowy może wydać sąd wieczystoksięgowy, do którego notariusz przesłał oryginały aktów. Jeżeli podstawą nabycia jest inny dokument niż akt notarialny – np. postanowienie spadkowe – o jego udostępnienie należy się zwrócić do podmiotu, który go wydał. Jeżeli jest to niemożliwe, notariusz może sprawdzić treść podstawy nabycia w sądzie, o czym była mowa wcześniej.

Do umowy sprzedaży strona sprzedająca powinna także przygotować zaświadczenie o braku osób zameldowanych (wszystkie informacje dotyczące uzyskania takiego dokumentu w Krakowie znajdziesz tutaj: https://www.bip.krakow.pl/uslugi/SA-18) oraz aktualne zaświadczenie z administracji budynku (ewentualnie spółdzielni) o braku zaległości w opłatach czynszowych (w niektórych wspólnotach dokumenty takie można już uzyskać online). Ponadto – jeżeli podstawą nabycia jest postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia – do umowy konieczne będzie przedłożenie zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia albo co najmniej potwierdzenie, że strona sprzedająca dokonała zgłoszenia nabycia lokalu na takiej podstawie (wniosek: https://www.malopolskie.kas.gov.pl/documents/3552230/4380016/1208_wniosek_o_wydanie_zaswiaczenia_uregulowanie_podatku_od_spadkow_i_darowizn.pdf, umówienie wizyty w urzędzie: https://www.malopolskie.kas.gov.pl/izba-administracji-skarbowej-w-krakowie/zalatwianie-spraw/umow-wizyte-w-urzedzie-skarbowym).

Kolejnym dokumentem wymaganym od strony sprzedającej w przypadku sprzedaży mieszkania jest aktualne świadectwo charakterystyki energetycznej. Jest ono ważne 10 lat od chwili wystawienia, a po upływie tego czasu można je uzyskać przez zajmujące się ich wystawianiem uprawnione podmioty, czasami też dysponuje nimi zarządca budynku, więc warto się do niego zgłosić z zapytaniem. Może być ono sporządzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Notariusz ma obowiązek odnotować w akcie notarialnym przekazanie nabywcy świadectwa charakterystyki energetycznej, a brak przekazania naraża stronę sprzedającą na zapłatę grzywny. Przedłożenie tego świadectwa jest też często warunkiem do wypłaty kredytu przez bank finansujący zakup lokalu.

Jeżeli strona kupująca kredytuje zakup lokalu powinna ona przynieść ze sobą umowę kredytową oraz zaświadczenie z banku do ustanowienia hipoteki.

Poza wskazanymi dokumentami obie strony muszą mieć ze sobą aktualne dowody osobiste (ewentualnie inne dokumenty tożsamości jak paszport lub mObywatel) oraz niezastrzeżony numer PESEL. Wskazane dokumenty stanowią niezbędne minimum do sporządzenia umowy sprzedaży mieszkania. Czasami jednak może się okazać, że konkretna umowa wymaga dodatkowych, innych dokumentów, których przykłady przedstawiamy poniżej:

• w przypadku działania przez pełnomocnika: pełnomocnictwo w odpowiedniej formie,

• w przypadku działania rodziców w imieniu małoletnich dzieci: odpisy skrócone aktów urodzenia dzieci oraz odpis postanowienia sądu rodzinnego i opiekuńczego wyrażającego zgodę na dokonanie danej czynności,

• w przypadku działania opiekuna w imieniu osoby ubezwłasnowolnionej: wydane przez sąd rodzinny i opiekuńczy: odpis postanowienia o ubezwłasnowolnieniu i powołaniu opiekuna, zaświadczenie o objęciu opieki oraz odpis postanowienia o wyrażeniu zgody na dokonanie danej czynności,

• w przypadku osób, które posiadają nazwisko inne niż ujawnione w księdze wieczystej lub w dokumencie tożsamości: odpis skrócony aktu stanu cywilnego,

• jeśli w księdze wieczystej ujawnione są osoby, które zmarły: odpis postanowienia spadkowego lub wypis aktu poświadczenia dziedziczenia,

• jeśli w księdze wieczystej ujawnieni są małżonkowie na prawach wspólności, którzy obecnie są po rozwodzie: wyrok rozwodowy lub odpis aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie,

• w przypadku małżonków, którzy pozostają w ustroju rozdzielności majątkowej: rozdzielność (wypis umowy lub orzeczenie sądu),

• jeżeli w dziale III księgi wieczystej są ujawnione różne obciążenia (np. służebności, użytkowanie): odpisy skrócone aktów zgonu (w przypadku śmierci uprawnionych) lub oświadczenia sporządzone w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym o zrzeczeniu się tego prawa,

• jeżeli w dziale IV księgi wieczystej są ujawnione hipoteki: w zależności od sytuacji będzie to oświadczenie o zrzeczeniu się lub wygaśnięciu wierzytelności oraz wyrażeniu zgody na wykreślenie hipoteki sporządzone w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym (a w przypadku banku wydane w trybie prawa bankowego, ewentualnie także orzeczenie sądu lub organu administracyjnego) albo dokument potwierdzający wysokość zadłużenia, numer rachunku do spłaty oraz zawierający zobowiązanie, że po spłacie zostanie wydana zgoda na wykreślenie hipoteki.

Ile kosztuje umowa sprzedaży mieszkania u notariusza?

Każda umowa sprzedaży wiąże się z koniecznością uiszczenia opłat u notariusza, przy czym część z nich jest stała (pobierana w takiej samej wysokości niezależnie od wybranej kancelarii), a część jest ustalana indywidualnie na podstawie rozporządzenia w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.

Opłatą stałą pobieraną przez notariusza i przekazywaną przez niego do sądu jest opłata sądowa, której wysokość wynika z ustawy z 28.07.2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych³ w przypadku umowy sprzedaży lokalu wynosi ona standardowo 200 zł (za wpis własności). W niektórych przypadkach konieczne będzie pobranie dodatkowej opłaty sądowej, jak np. 200 zł od wpisu hipoteki zabezpieczającej kredyt, czy 150 zł za zmianę ujawnionego już wpisu.

Kolejna stała opłata notarialna przy zakupie mieszkania to podatek od czynności cywilnoprawnych, który standardowo wynosi 2% od wartości nieruchomości. Istnieją jednak szczególne podstawy do niepobrania tego podatku, np. jeżeli w dniu zawarcia umowy sprzedaży i przed tym dniem stronie kupującej nie przysługiwało w kraju lub za granicą prawo własności lokalu mieszkalnego, budynku mieszkalnego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu albo domu jednorodzinnego ani udział w tych prawach. Innym przypadkiem, kiedy notariusz nie pobiera tego podatku jest sytuacja, gdy strona sprzedająca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) i czynność objęta aktem nie jest z tego podatku zwolniona. Warto więc dopytać notariusza czy aby na pewno nie ma podstawy do zwolnienia od tego podatku w indywidualnej sprawie. Ponadto – jeżeli strona kupująca ustanawia hipotekę – zapłaci u notariusza podatek PCC w wysokości 19 zł. Notariusz jako płatnik tego podatku jest zobowiązany uzależnić dokonanie czynności od uprzedniego zapłacenia podatku. Podatek ten notariusz przekazuje następie do urzędu skarbowego.

Inną opłatą pobieraną przez notariusza w przypadku każdej umowy sprzedaży jest opłata za umieszczenie przez notariusza w Centralnym Rejestrze Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych elektronicznego wypisu w wysokości 5 zł.

Taksa notarialna jest natomiast ustalana indywidualnie, na podstawie wartości przedmiotu umowy, zgodnie ze wskazanym wcześniej rozporządzeniem. Określa ono maksymalne wynagrodzenie notariusza, które nie może przekroczyć wskazanych tam wartości. Jej wysokość będzie zależała najczęściej od stopnia skomplikowania sprawy oraz czasu potrzebnego do przygotowania danej umowy. Taksa ta jest należna zarówno za sporządzenie samej umowy, wypisów aktu dla stron i do urzędów, a także za sporządzenie wniosku elektronicznego (składanego przez notariusza po podpisaniu aktu notarialnego).

Akt notarialny przy zakupie lub sprzedaży mieszkania – co musisz zapamiętać?

Sporządzenie umowy sprzedaży lokalu wymaga wizyty u notariusza i sporządzenia aktu notarialnego. Przed zgłoszeniem się do notariusza warto przygotować podstawowe informacje takie jak wartość lokalu oraz numer księgi wieczystej. Dzięki tym podstawowym informacjom notariusz będzie mógł podać szacunkowe koszty czynności oraz wymagane dokumenty. Określi także ile czasu zajmie sporządzenie umowy oraz czy będą mu do tego potrzebne inne, dodatkowe informacje. Pamiętaj także, aby udając się do notariusza celem podpisania umowy:

• mieć ze sobą ważny dokument tożsamości,

• mieć niezastrzeżony numer PESEL,

• jeśli nie władasz językiem polskim – stawić się wraz z tłumaczem przysięgłym języka, którym władasz

• wziąć ze sobą oryginały wszystkich dokumentów.

Bibliografia: