innotariusz

Dokumenty

Co wziąć do notariusza? Dokumenty i dane

Dokumenty stanowią nieodzowny element każdej czynności notarialnej – to na ich podstawie notariusz dokonuje oceny stanu faktycznego i prawnego, a także sprawdza dopuszczalność oraz skutki prawne danej czynności. Zgromadzenie odpowiednich dokumentów i danych umożliwia prawidłowe sporządzenie aktu notarialnego, protokołu lub innego dokumentu urzędowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W zakładce tej znajdują się informacje pomocnicze dotyczące dokumentów wymaganych przy najczęściej podejmowanych czynnościach notarialnych. Ich wcześniejsze przygotowanie i przekazanie kancelarii pozwala na sprawne przeprowadzenie czynności oraz uniknięcie opóźnień wynikających z braków formalnych.

Warto pamiętać, że zakres wymaganych dokumentów może różnić się w zależności od charakteru sprawy. W razie wątpliwości zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z kancelarią w celu uzyskania szczegółowych informacji.

Jakie dokumenty trzeba dostarczyć do notariusza?

Umowa sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

  1. podstawa nabycia (np. przydział lokalu, wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany)
  2. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych
  3. aktualne zaświadczenie ze spółdzielni zawierające informacje, że stronie sprzedającej przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, czy jest prowadzona dla niego księga wieczysta (a jeśli tak to jaki jest jej numer), dane działki na której znajduje się budynek oraz o braku zaległości w opłatach
  4. zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia 
  5. jeśli kupujący uzyskał kredyt na zakup przedmiotu umowy – umowę kredytową do wglądu oraz zaświadczenie z banku do ustanowienia hipoteki

Umowa sprzedaży lokalu, dla którego prowadzona jest księga wieczysta:

  1. podstawa nabycia (np. wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany)
  2. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych
  3. zaświadczenie z administracji o braku zaległości w opłatach
  4. zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia 
  5. jeśli kupujący uzyskał kredyt na zakup przedmiotu umowy – umowę kredytową do wglądu oraz zaświadczenie z banku do ustanowienia hipoteki

Umowa sprzedaży nieruchomości gruntowej (zabudowanej lub niezabudowanej):

  1. podstawa nabycia (np. wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany)
  2. wypis z rejestru gruntów  z kopią mapy ewidencyjnej (gdy nie odłączamy działki do nowej księgi wieczystej) lub wyrysem z mapy (gdy odłączamy działkę do nowej księgi wieczystej)
  3. zaświadczenie z urzędu miasta / gminy czy działki będące przedmiotem umowy znajdują się w terenie objętym obowiązującym planem zagospodarowania przestrzennego, a jeśli się znajdują – jak są oznaczone
  4. zaświadczenie z urzędu miasta / gminy czy działki będące przedmiotem umowy znajdują się w terenie rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji
  5. zaświadczenie ze starostwa (lub inny organ wskazany przez starostwo) z którego wynikać będzie, czy działki będące przedmiotem umowy objęte są uproszczonym planem urządzania lasu lub decyzją starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów
  6. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych – jeśli na działce znajduje się budynek mieszkalny
  7. zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia 
  8. w przypadku nieruchomości rolnych, mogą być potrzebne dokumenty z Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa dotyczące zezwolenia na zbycie / nabycie nieruchomości albo potwierdzające, że kupujący jest rolnikiem indywidualnym
  9. jeśli kupujący uzyskał kredyt na zakup przedmiotu umowy – umowę kredytową do wglądu oraz zaświadczenie z banku do ustanowienia hipoteki

Ponadto, jeśli dane w ewidencji gruntów i budynków są inne niż w księdze wieczystej, potrzebne będą dodatkowe dokumenty do ujawnia tych zmian (w zależności od powodu tych zmian może to być np. wykaz synchronizacyjny / równoważnik lub decyzja dotycząca podziału działki z mapą z projektem jej podziału).

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu:

  1. podstawa nabycia (np. przydział lokalu, wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany)
  2. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych
  3. zaświadczenie ze spółdzielni zawierające informacje, że danej stronie przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, czy jest prowadzona dla niego księga wieczysta (a jeśli tak to jaki jest jej numer), dane działki na której znajduje się budynek oraz o braku zaległości w opłatach
  4. zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia

Lokal, dla którego prowadzona jest księga wieczysta:

  1. podstawa nabycia (np. wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany)
  2. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych
  3. zaświadczenie z administracji o braku zaległości w opłatach
  4.  zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia

Nieruchomość gruntowa (zabudowana lub niezabudowana):

  1. podstawa nabycia (np. wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany),
  2. wypis z rejestru gruntów  z kopią mapy ewidencyjnej (gdy nie odłączamy działki do nowej księgi wieczystej) lub wyrysem z mapy (gdy odłączamy działkę do nowej księgi wieczystej)
  3. zaświadczenie z urzędu miasta / gminy czy działki będące przedmiotem umowy znajdują się w terenie objętym obowiązującym planem zagospodarowania przestrzennego, a jeśli się znajdują – jak są oznaczone
  4. zaświadczenie z urzędu miasta / gminy czy działki będące przedmiotem umowy znajdują się w terenie rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji
  5. zaświadczenie ze starostwa (lub inny organ wskazany przez starostwo) z którego wynikać będzie, czy działki będące przedmiotem umowy objęte są uproszczonym planem urządzania lasu lub decyzją starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów
  6. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych – jeśli na działce znajduje się budynek mieszkalny
  7. zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia
  8.  w przypadku nieruchomości rolnych, mogą być potrzebne dokumenty z Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa dotyczące zezwolenia na zbycie / nabycie nieruchomości albo potwierdzające, że kupujący jest rolnikiem indywidualnym

Ponadto, jeśli dane w ewidencji gruntów i budynków są inne niż w księdze wieczystej, potrzebne będą dodatkowe dokumenty do ujawnia tych zmian (w zależności od powodu tych zmian może to być np. wykaz synchronizacyjny / równoważnik lub decyzja dotycząca podziału działki z mapą z projektem jej podziału)

Umowa darowizny spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

  1. podstawa nabycia (np. przydział lokalu, wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany)
  2. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych – o ile obdarowany żąda
  3. zaświadczenie ze spółdzielni zawierające informacje, że stronie sprzedającej przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, czy jest prowadzona dla niego księga wieczysta (a jeśli tak to jaki jest jej numer), dane działki na której znajduje się budynek oraz o braku zaległości w opłatach
  4.  zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia

Umowa darowizny lokalu, dla którego prowadzona jest księga wieczysta:

  1. podstawa nabycia (np. wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany)
  2. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych – o ile obdarowany żąda
  3. zaświadczenie z administracji o braku zaległości w opłatach – o ile obdarowany żąda
  4.  zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia

Umowa darowizny nieruchomości gruntowej (zabudowanej lub niezabudowanej):

  1. podstawa nabycia (np. wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany)
  2. wypis z rejestru gruntów  z kopią mapy ewidencyjnej (gdy nie odłączamy działki do nowej księgi wieczystej) lub wyrysem z mapy (gdy odłączamy działkę do nowej księgi wieczystej)
  3. zaświadczenie z urzędu miasta / gminy czy działki będące przedmiotem umowy znajdują się w terenie objętym obowiązującym planem zagospodarowania przestrzennego, a jeśli się znajdują – jak są oznaczone
  4. zaświadczenie ze starostwa (lub inny organ wskazany przez starostwo) z którego wynikać będzie, czy działki będące przedmiotem umowy objęte są uproszczonym planem urządzania lasu lub decyzją starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów – niepotrzebne jeśli stronami umowy darowizny są osoby bliskie 
  5. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych – jeśli na działce znajduje się budynek mieszkalny, – o ile obdarowany go żąda
  6. zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia, darowizny, umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia
  7.  w przypadku nieruchomości rolnych, mogą być potrzebne dokumenty z Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa dotyczące zezwolenia na zbycie / nabycie nieruchomości albo potwierdzające, że nabywający jest rolnikiem indywidualnym

Ponadto, jeśli dane w ewidencji gruntów i budynków są inne niż w księdze wieczystej, potrzebne będą dodatkowe dokumenty do ujawnia tych zmian (w zależności od powodu tych zmian może to być np. wykaz synchronizacyjny / równoważnik lub decyzja dotycząca podziału działki z mapą z projektem jej podziału)

Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu:

  1. podstawa nabycia (np. przydział lokalu, wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany)
  2. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych
  3. zaświadczenie ze spółdzielni zawierające informacje, że danej stronie przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, czy jest prowadzona dla niego księga wieczysta (a jeśli tak to jaki jest jej numer), dane działki na której znajduje się budynek oraz o braku zaległości w opłatach
  4.  zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia

Lokal, dla którego prowadzona jest księga wieczysta:

  1. podstawa nabycia (np. wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany)
  2. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych
  3. zaświadczenie z administracji o braku zaległości w opłatach
  4. zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia

Nieruchomość gruntowa (zabudowana lub niezabudowana):

  1. podstawa nabycia (np. wypis umowy sprzedaży, darowizny, zamiany)
  2. wypis z rejestru gruntów  z kopią mapy ewidencyjnej (gdy nie odłączamy działki do nowej księgi wieczystej) lub wyrysem z mapy (gdy odłączamy działkę do nowej księgi wieczystej)
  3. zaświadczenie z urzędu miasta / gminy czy działki będące przedmiotem umowy znajdują się w terenie objętym obowiązującym planem zagospodarowania przestrzennego, a jeśli się znajdują – jak są oznaczone
  4. zaświadczenie ze starostwa (lub inny organ wskazany przez starostwo) z którego wynikać będzie, czy działki będące przedmiotem umowy objęte są uproszczonym planem urządzania lasu lub decyzją starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów
  5. zaświadczenie z urzędu meldunkowego o braku osób zameldowanych – jeśli na działce znajduje się budynek mieszkalny
  6. zaświadczenie z urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn nie należał się, został zapłacony lub zobowiązanie wygasło w wyniku przedawnienia – w przypadku gdy lokal został nabyty np. w wyniku dziedziczenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub zasiedzenia
  7.  w przypadku nieruchomości rolnych, mogą być potrzebne dokumenty z Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa dotyczące zezwolenia na zbycie / nabycie nieruchomości albo potwierdzające, że kupujący jest rolnikiem indywidualnym

Ponadto, jeśli dane w ewidencji gruntów i budynków są inne niż w księdze wieczystej, potrzebne będą dodatkowe dokumenty do ujawnia tych zmian (w zależności od powodu tych zmian może to być np. wykaz synchronizacyjny / równoważnik lub decyzja dotycząca podziału działki z mapą z projektem jej podziału)

Dokumenty niezbędne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia:

  1. odpis skrócony zgonu spadkodawcy
  2. zaświadczenie z urzędu meldunkowego wskazujące numer PESEL spadkodawcy lub unieważniony dowód osobisty (musi być widoczny w całości numer PESEL)
  3. wszystkie testamenty spadkodawcy (nawet te odwołane)
  4. odpisy skrócone aktów stanu cywilnego wszystkich osób, które wchodzą w rachubę jako spadkobiercy ustawowi (w pierwszej kolejności będą to małżonek i dzieci spadkodawcy): akty urodzenia – w przypadku osób, które noszą nazwisko rodowe lub akty małżeństwa – w przypadku osób, które noszą nazwisko inne niż rodowe

Dokumenty niezbędne do sporządzenia umowy o prowadzenie rejestru:

  1. umowa prostej spółki akcyjnej
  2. uchwała akcjonariuszy w przedmiocie wyboru podmiotu prowadzącego rejestr

Przykładowe dodatkowe dokumenty

Poniżej przedstawiamy inne dokumenty, które mogą być niezbędne do sporządzenia umów, niezależnie jakiej czynności dotyczą. Lista ta stanowi uzupełnienie dokumentów wymienionych w zakładkach dotyczących poszczególnych umów, ale nadal jest przykładowa, tj. może się okazać, że ze względu na okoliczności danej sprawy niezbędne będzie okazanie dodatkowych dokumentów, niewymienionych poniżej. Dlatego zanim zaczniesz kompletować dokumenty, skontaktuj się z nami celem uzyskania pełnej informacji.

  1. W przypadku działania przez pełnomocnika – pełnomocnictwo w odpowiedniej formie i treści 
  2. W przypadku działania rodziców w imieniu małoletnich dzieci – odpisy skrócone aktów urodzenia dzieci oraz – przy czynnościach przekraczających zakres zwykłego  zarządu – odpis postanowienia sądu rodzinnego i opiekuńczego wyrażającego zgodę na dokonanie danej czynności  (np. zbycie, nabycie, obciążenie nieruchomości)
  3. W przypadku działania opiekuna w imieniu osoby ubezwłasnowolnionej – wydane przez sąd rodzinny i opiekuńczy: odpis postanowienia o ubezwłasnowolnieniu i powołaniu opiekuna, zaświadczenie o objęciu opieki oraz odpis postanowienia o wyrażeniu zgody na dokonanie danej czynności (np. zbycie, nabycie, obciążenie nieruchomości)
  4. W przypadku osób, które posiadają nazwisko inne niż ujawnione w księdze wieczystej lub w dokumencie tożsamości – odpis skrócony aktu stanu cywilnego
  5. Jeśli w księdze wieczystej ujawnione są osoby, które zmarły – odpis postanowienia spadkowego lub wypis aktu poświadczenia dziedziczenia
  6. Jeśli w księdze wieczystej ujawnieni są małżonkowie na prawach wspólności, którzy obecnie są po rozwodzie – wyrok rozwodowy lub odpis aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie
  7. W przypadku małżonków, którzy pozostają w ustroju rozdzielności majątkowej – rozdzielność (wypis umowy lub orzeczenie sądu) 
  8. w dziale III księgi wieczystej mogą być ujawnione różne obciążenia (np. służebności, użytkowanie), do których wykreślenia niezbędne będą odpisy skrócone aktów zgonu (w przypadku śmierci uprawnionych) lub oświadczenia sporządzone co najmniej w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym o zrzeczeniu się tego prawa
  9. w dziale IV mogą być ujawnione hipoteki:
    1.  jeśli wierzytelności (tj. kredyty/pożyczki) które je zabezpieczały wygasły (zostały spłacone), potrzebny będzie dokument to potwierdzający i może to być – w zależności od wierzyciela na rzecz którego hipoteka była ustanowiona – np. oświadczenie w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym lub zaświadczenie banku wydane w trybie prawa bankowego lub orzeczenie sądu lub organu administracyjnego
    2. jeśli wierzytelności (tj. kredyty/pożyczki) które je zabezpieczały nie wygasły (nie zostały spłacone), potrzebny będzie dokument sporządzony w odpowiedniej formie (w zależności kto jest wierzycielem) potwierdzający wysokość zadłużenia, numer rachunku do spłaty (w przypadku banku – rachunek techniczny do którego nie ma dostępu strona sprzedająca) oraz zawierający zobowiązanie, że po spłacie zostanie wydana zgoda na wykreślenie hipoteki

Przed wizytą u notariusza przeczytaj

Dokumenty niezbędne podczas wizyty u notariusza

Pamiętaj, aby udając się do notariusza:

  1. mieć ze sobą ważny dokument tożsamości
  2. mieć niezastrzeżony numer PESEL
  3. jeśli nie władasz językiem polskim – stawić się wraz z tłumaczem przysięgłym języka, którym władasz

  4. wziąć ze sobą oryginały wszystkich dokumentów

Zaświadczenie o planie zagospodarowania przestrzennego – ulica Mogilska 41, wszystkie informacje dotyczące uzyskania dokumentu znajdziesz tutaj:
https://www.bip.krakow.pl/uslugi/BP-3

Zaświadczenie o rewitalizacji – ulica Zabłocie 22, sala na 1 piętrze, wszystkie informacje dotyczące uzyskania dokumentu znajdziesz tutaj:
https://www.bip.krakow.pl/uslugi/PI-1

Zaświadczenie o lasach – ulica Reymonta 20, wszystkie informacje dotyczące uzyskania dokumentu znajdziesz tutaj:
https://www.bip.krakow.pl/uslugi/ZZM-7

Akty stanu cywilnego – m.in. ulica Lubelska 27 lub os, Zgody 2, wszystkie informacje dotyczące uzyskania dokumentu znajdziesz tutaj:
https://www.bip.krakow.pl/uslugi/SC-18

Zaświadczenie o braku osób zameldowanych lub o posiadanym nr PESEL – m.in. Al. Powstania Warszawskiego 10, ulica Wielicka 28A lub os.  Zgody 2, wszystkie informacje dotyczące uzyskania dokumentu znajdziesz tutaj:
https://www.bip.krakow.pl/uslugi/SA-18

Zaświadczenie o zaległości podatkowych z urzędu miasta – Al. Powstania Warszawskiego 10, ulica Wielicka 28A lub os. Zgody 2, wszystkie informacje dotyczące uzyskania dokumentu znajdziesz tutaj:
https://www.bip.krakow.pl/uslugi/PD-7

Urząd skarbowy – zaświadczenie ws. podatku od spadków i darowizn – wniosek
https://www.malopolskie.kas.gov.pl/documents/3552230/4380016/1208_wniosek_o_wydanie_zaswiaczenia_uregulowanie_podatku_od_spadkow_i_darowizn.pdf

US – umówienie wizyty: 
https://www.malopolskie.kas.gov.pl/izba-administracji-skarbowej-w-krakowie/zalatwianie-spraw/umow-wizyte-w-urzedzie-skarbowym

Zaświadczenie z urzędu skarbowego w sprawie podatku od spadków i darowizn uzyskasz:

  1. jeśli nieruchomość lub prawo uzyskałeś na podstawie dziedziczenia, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego, polecenia testamentowego, zachowku:
    1. jeżeli przedmiotem nabycia są nieruchomości lub prawa które są położone w terytorialnym zasięgu działania jednego naczelnika urzędu skarbowego – według miejsca położenia nieruchomości,
    2. w innych przypadkach – według ostatniego miejsca zamieszkania spadkodawcy, a w przypadku braku takiego miejsca – według ostatniego miejsca jego pobytu;
  2.  jeśli nieruchomość lub prawo uzyskałeś na podstawie darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, ustanowienia użytkowania i służebności:
    1. jeżeli przedmiotem nabycia są nieruchomości lub prawa które są położone w terytorialnym zasięgu działania jednego naczelnika urzędu skarbowego – według miejsca położenia nieruchomości,
    2. w innych przypadkach – według miejsca zamieszkania nabywcy w dniu powstania obowiązku podatkowego, a w przypadku braku takiego miejsca – według ostatniego miejsca jego pobytu w tym dniu;