Podpisanie aktu notarialnego przenosi własność nieruchomości natychmiast – zanim pieniądze faktycznie trafią na konto sprzedającego. Taka sytuacja rodzi spore ryzyko: od opóźnień w banku po cofnięcie przelewu przez kupującego. Depozyt notarialny to najprostszy i najbezpieczniejszy sposób na wyeliminowanie tego stresu. Z tego artykułu dowiesz się, jak działa to zabezpieczenie, jak wygląda cały proces krok po kroku oraz ile kosztuje ochrona Twoich pieniędzy i dokumentów.

Czym jest depozyt notarialny i dlaczego warto się na niego zdecydować?

Depozyt notarialny to jedna z czynności, którą można zabezpieczyć transakcje pomiędzy stronami. Do depozytu można złożyć zarówno pieniądze (w walucie polskiej lub obcej), dokumenty (także w kopertach zamkniętych) lub informatyczny nośnik danych (zabezpieczony w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jego treścią). 

Depozyt notarialny – jak zabezpiecza umowę sprzedaży?

Jeżeli chodzi o pieniądze, notariusz może je przyjąć do depozytu jedynie w związku z dokonywaną w jego kancelarii czynnością (czy to w formie aktu notarialnego, czy np. poświadczenia podpisów stron pod dokumentem, z którego może wynikać zobowiązanie do zapłaty). Strony najczęściej decydują się na skorzystanie z instytucji depozytu w przypadku umów sprzedaży, w których część lub całość środków stanowią środki własne (tj. nie z umowy kredytu lub pożyczki). Jest to najbezpieczniejszy sposób zapłaty, ponieważ tylko w przypadku depozytu notarialnego strona sprzedająca ma pewność, że otrzyma całość ceny po podpisaniu umowy.

Ryzyko związane z tradycyjnym przelewem bankowym

Klienci nie zawsze zdają sobie sprawę, że własność nieruchomości przechodzi w chwili podpisania aktu notarialnego, a nie w chwili zaksięgowania zapłaty. O ile wydanie w posiadanie przedmiotu umowy, tj. przekazanie kluczy, można uwarunkować wcześniejszym zaksięgowaniem środków na koncie, o tyle przejście własności musi być bezwarunkowe. Istnieje więc potencjalne ryzyko, że strony podpiszą umowę sprzedaży, strona kupująca zleci od razu przelew ze swojego konta na konto strony sprzedającej, ale przelew ten się nie zaksięguje. Strona kupująca może do pewnego momentu go cofnąć lub mogą wystąpić problemy po stronie banku. Potwierdzenie wykonania przelewu nie stanowi gwarancji jego zaksięgowania na koncie. 

Ile idzie przelew od notariusza i jakie daje bezpieczeństwo?

Druga kwestia to czas – często przelewy na większe kwoty księgują się dłużej niż jeden czy dwa dni robocze. Tak samo w przypadku przelewów z kraju innego niż Polska. W przypadku depozytu notarialnego wszystkie te ryzyka znikają, to notariusz odpowiada za dokonanie przelewu, odpowiadając tym samym całym swoim majątkiem i będąc osobą zaufania publicznego.

Depozyt dokumentów i nośników danych u notariusza – warunki wydania

Jeżeli chodzi o dokumenty, mogą to być wszelkiego rodzaju dokumenty (zamknięte w kopercie), natomiast najczęściej będą to dokumenty związane z innymi czynnościami dokonywanymi w kancelarii. W szczególności mogą to być oświadczenia stron sporządzone w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, np. dotyczące zgody na wykreślenie hipoteki lub roszczenia z księgi wieczystej. Dokumenty te pozostają w depozycie tak długo, jak to wynika z ustaleń stron. W teorii mogą być przechowywane bardzo długo, natomiast konieczne jest określenie maksymalnego czasu, po którym muszą być odebrane lub wysłane do jednej ze stron. 

Bardzo ważne jest też określenie jasnych warunków wydania dokumentów z depozytu – tak, aby w przypadku konfliktu pomiędzy stronami nie było wątpliwości na rzecz kogo notariusz ma je wydać. Tak samo jest w przypadku informatycznego nośnika danych.

Jak wygląda proces utworzenia depozytu notarialnego? 

Do prowadzenia depozytu notariusz ma obowiązek założyć odrębne konto bankowe. Depozyt może zostać przyjęty także w walucie obcej, po uprzedniej konsultacji z notariuszem. Wyłącznie nadawca przelewu jest uprawniony do złożenia pieniędzy na przechowanie i podpisania protokołu przyjęcia pieniędzy na przechowanie, w związku z tym przelew na rachunek depozytowy powinien zostać wykonany wyłącznie z rachunku bankowego, którego posiadaczem jest podmiot zamierzający złożyć pieniądze do depozytu. 

Protokół przyjęcia pieniędzy na przechowanie powinien być podpisany w terminie uzgodnionym z notariuszem, a w przypadku niepodpisania protokołu wpłacone pieniądze powinny zostać zwrócone wyłącznie na rachunek bankowy, z którego wpłynęły, w terminie 2 dni roboczych (ewentualnie po potrąceniu kosztów przelewu zwrotnego). Deponentowi ani podmiotowi uprawnionemu do odbioru pieniędzy z depozytu nie przysługuje prawo do żądania odsetek od środków złożonych na rachunku depozytowym.

Z przyjęcia dokumentu na przechowanie notariusz również spisuje protokół, w którym wymienia datę przyjęcia, ustala tożsamość osoby składającej dokument oraz wskazuje, komu i pod jakimi warunkami dokument ma być wydany. Dokument przyjęty na przechowanie wydaje się osobie wymienionej w protokole lub jej następcy prawnemu. 

Ile kosztuje depozyt notarialny? 

Wysokość taksy notarialnej określa rozporządzenie (https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1566/text.pdf). Zgodnie z tym rozporządzeniem za przyjęcie na przechowanie pieniędzy w walucie polskiej lub obcej, maksymalna stawka wynosi połowę stawki obliczonej zgodnie z następującym równaniem:

1. wartość do 3000 zł – 100 zł;
2. wartość powyżej 3000 zł do 10 000 zł – 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3000 zł;
3. wartość powyżej 10 000 zł do 30 000 zł – 310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł;
4. wartość powyżej 30 000 zł do 60 000 zł – 710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł;
5. wartość powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł – 1010 zł + 0,4% od nadwyżki powyżej 60 000 zł;
6. wartość powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł – 4770 zł + 0,2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł;
7. wartość powyżej 2 000 000 zł – 6770 zł + 0,25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, nie więcej jednak niż 10 000 zł, a w przypadku czynności dokonywanych pomiędzy osobami zaliczonymi do I grupy podatkowej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn nie więcej niż 7500 zł.

Z kolei za sporządzenie protokołu przyjęcia dokumentu na przechowanie maksymalna stawka taksy notarialnej wynosi 50 zł, a za przechowanie dokumentu, od każdego dokumentu, za każdy rozpoczęty miesiąc – 20 zł.

Przyjęcie pieniędzy, dokumentu lub nośnika danych nie wiąże się ponadto z żadnymi dodatkowymi kosztami, jak podatki czy inne opłaty. Należy jednak pamiętać o kosztach wypisu protokołu sporządzonego na potrzeby przyjęcia lub wydania depozytu – tj. 6 zł od każdej strony takiego protokołu.

Depozyt notarialny – co musisz zapamiętać?

Depozyt notarialny to instytucja, z której warto skorzystać, w szczególności jako sposobu płatności pomiędzy stronami czynności notarialnej. Jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem, umożliwiając zawarcie umowy bez zbędnego stresu. Co prawda wiąże się z koniecznością uiszczenia taksy notarialnej, ale biorąc pod uwagę wartość całej transakcji i potencjalne ryzyko – wydaje się być to symboliczny koszt. 

Co do zasady koszt ten pokrywa strona, którą depozyt zabezpiecza (czyli najczęściej strona sprzedająca), ale można też w tym zakresie umówić się inaczej, np. dzieląc koszty po połowie. Warto też pamiętać, aby o depozycie porozmawiać z notariuszem odpowiednio wcześniej, pamiętając, że pieniądze muszą być zaksięgowane na koncie depozytowym najpóźniej w chwili podpisywania umowy. Przelanie środków na konto notariusza może, ale nie musi być poprzedzone wcześniejszym protokołem – najważniejsze, aby sporządzić protokół już po dokonanej wpłacie. W przypadku niedojścia umowy do skutku, notariusz ma obowiązek zwrócić otrzymaną kwotę, najszybciej jak to możliwe.